Archivage PDF/A : ce qu'il demande, et qui fournit quoi

En mots de tous les jours

Écrit pour tout le monde, sans rien tenir pour acquis. Dit à quoi sert la norme et ce qu'elle change sur le document que vous obtenez.

Un PDF n'est pas obligé d'emporter tout ce dont il a besoin. Il peut nommer une police qu'il ne transporte pas, décrire une couleur comme ce que cet écran-là appelle rouge, ou pointer vers une image rangée ailleurs. Aujourd'hui, tout cela marche. Dans quinze ans, la police n'est sur aucune machine, l'écran est une pièce de musée et l'adresse ne répond plus : le document est devenu un autre document.

On a donc écrit un jeu de règles à part pour fermer chacune de ces portes. Il s'appelle PDF/A, et la promesse tient en peu de mots : tout ce dont le document a besoin est dans le document. Les archives publiques, les tribunaux et les services comptables le demandent par son nom.

La bonne nouvelle, pour qui doit en produire un, c'est que l'essentiel se fait sans qu'on le demande. Vous déclarez que le document est d'archivage, et les lettres entrent dans le fichier, les couleurs sont décrites, la description du document est écrite, et tout ce que la norme interdit empêche le fichier d'être écrit au lieu de passer en silence. Ce qui vous reste tient en une courte liste, et chaque page de cette partie dit exactement où passe la limite.

Les quatre déclarations

Deux questions décident de celle qu'il vous faut. Le document doit-il être lu à voix haute par un logiciel ? Doit-il transporter un autre fichier à l'intérieur ? Si ni l'un ni l'autre, la déclaration la plus simple est la bonne.

Les quatre déclarations, et ce que chacune apporte
Déclaration	Texte publié	Version qu'elle fixe	Ce qu'elle apporte	Demandé par le réseau sous le nom
`PDF/A-3B`	ISO 19005-3	PDF 1.7	La page garde la même allure aussi longtemps que le fichier existe, et le document peut transporter un autre fichier de n'importe quel type. C'est la déclaration sous laquelle une facture électronique est écrite.	`pdfa3b`
`PDF/A-3A`	ISO 19005-3	PDF 1.7	La même chose, et le document porte en plus la structure de son propre texte, si bien qu'il peut être lu à voix haute et cherché par paragraphe plutôt que par mot.	écrit par le moteur ; prévu pour une version future du format de demande
`PDF/A-4`	ISO 19005-4	PDF 2.0	L'édition bâtie sur la version actuelle du format. Elle supprime les niveaux, dit ce qu'elle est à un seul endroit au lieu de deux, et n'accepte un fichier transporté que si ce fichier est lui-même d'archivage.	`pdfa4`
`PDF/A-4F`	ISO 19005-4	PDF 2.0	La même édition, pour un document qui transporte des fichiers de tous types. Elle en demande au moins un.	écrit par le moteur ; prévu pour une version future du format de demande

Pour un développeur

La même chose sans le détour : ce que la déclaration fixe, où se produisent les refus, et ce que le format d'échange expose aujourd'hui.

La déclaration porte sur le document entier. Elle fixe la version de PDF, elle fait écrire le paquet de description, elle fait écrire une intention de sortie qu'on en ait déclaré une ou non, et elle fait passer un jeu de règles du conseil au blocage.

Il y a deux moments, et ils appliquent les mêmes règles. Un rapport peut être demandé sur le document tel qu'il est composé — rien n'est écrit, rien n'est modifié, et le document n'a pas besoin d'avoir déclaré quoi que ce soit — et il revient avec toutes les remarques d'un coup, chacune nommant le texte publié, ce qui gêne, et quelle police, quelle couche, quelle page, quel lien, quel champ ou quelle cellule est en cause. Ensuite, à l'écriture, un document qui a bien déclaré est refusé dès la première remarque plutôt qu'écrit de travers.

Par le service de rendu, la déclaration s'appelle archive, et elle accepte pdfa3b ou pdfa4. Les deux déclarations restantes sont écrites par le moteur et prévues pour une version future du format de demande : le niveau A réclame un arbre de structure qu'une demande ne décrit pas encore, et le niveau prévu pour transporter des fichiers réclame un fichier transporté autre que la facture qu'une demande transporte déjà.

Rien ici ne déclare un document conforme. Un rapport vide n'est pas un certificat : ce que le moteur ne sait pas chercher, il ne le signale pas. Le verdict appartient à un vérificateur qui n'a pas écrit le fichier, et tout document d'archivage publié sur ce site en passe un.

Famille par famille

Huit pages, une famille d'exigences chacune, aux trois mêmes profondeurs que celle-ci. Chacune finit sur les textes publiés dont elle répond.

Les exigences se regroupent d'elles-mêmes. Prenez-les dans cet ordre et chacune s'appuie sur la précédente : choisir la déclaration, puis les lettres, puis les couleurs, puis la page elle-même, puis ce que veulent dire ses marques, puis ce qu'elle transporte, puis ce qu'elle dit d'elle-même, et enfin comment tout cela se vérifie.

Les huit familles

Quelle partie de la norme d'archivage déclarer La norme d'archivage est une famille, pas une règle unique. Quatre de ses membres peuvent être déclarés ici, et choisir entre eux tient à deux questions.
Chaque lettre que le document dessine voyage à l'intérieur Un document qui emporte ses propres lettres s'ouvre à l'identique sur une machine où cette police n'a jamais été installée. C'est la première chose que demande la norme, et celle qui change le plus le fichier.
Des couleurs identiques sur tous les appareils Des nombres sur une page ne sont pas des couleurs tant que rien ne dit pour quel appareil ils ont été choisis. Un document d'archivage porte cette indication à l'intérieur.
Une page qui sort pareille pour tout le monde La promesse d'un document d'archivage, c'est que deux lecteurs séparés de vingt ans voient la même page. Cela ne tient que si rien, sur la page, n'est laissé à la décision du logiciel de lecture.
Le document dit ce que veulent dire ses marques Une page d'encre dit où sont allées les marques et rien de ce qu'elles veulent dire. Le niveau qui se lit à voix haute, et la norme d'accessibilité, demandent au document de le dire.
Un document qui transporte d'autres fichiers à l'intérieur La partie 3 existe parce qu'un document doit parfois transporter un autre fichier à l'intérieur, et que ce fichier doit ressortir entier des années plus tard.
Ce que le fichier dit de lui-même Un document gardé trente ans se retrouve par ce qu'il dit de lui-même, pas par le dossier où il se trouvait ce jour-là.
Vérifier la déclaration, avant et après Déclarer une norme tient en une ligne à l'intérieur du fichier. Ce qui donne sa valeur à la déclaration, c'est que quelque chose d'indépendant soit d'accord.

Où aller ensuite

Pourquoi les règles d'archivage existent, et qui est obligé de les suivre Quels profils de couleur sont acceptés comme intention de sortie La facture électronique, qui est un document d'archivage transportant ses propres données Comment une demande réclame un document d'archivage

Voir un document qui porte sa propre structure Voir un formulaire d'archivage

Voir les prix Voir les exemples

Glossaire

norme: Une règle débattue en commission, publiée sous un numéro que n'importe qui peut acheter et lire, et identique pour toutes les entreprises qui s'en réclament. Dire qu'on la suit peut donc être vérifié face au texte. Une façon de faire qui s'est simplement répandue parce qu'elle marchait est une habitude du métier : utile, très suivie, et qui ne répond devant aucun texte.
PDF/A: Un PDF fabriqué pour rester lisible dans vingt ans. Tout ce qu'il faut pour l'afficher est rangé à l'intérieur du fichier : le dessin des lettres, les couleurs, la description du document. Rien ne peut donc manquer plus tard. Les administrations et les services d'archives le réclament sous ce nom.
veraPDF: Un programme gratuit qui vérifie qu'un fichier respecte vraiment les règles qu'il annonce. C'est celui qu'utilisent les services d'archives, donc c'est celui qui sert ici : un document n'est pas conforme parce qu'on l'affirme, il l'est parce que veraPDF l'a accepté.
Factur-X: Une facture qui sert deux lecteurs à la fois. Pour la personne qui la reçoit, c'est une page ordinaire. Pour son logiciel de comptabilité, ce sont les mêmes montants rangés à l'intérieur du même fichier, sous une forme qu'il lit tout seul : plus rien à retaper. La loi française l'impose entre entreprises.
pièce jointe: Un fichier entier glissé dans un PDF et transporté avec lui, comme un trombone tient une feuille à une chemise. Il suffit d'ouvrir le document pour le ressortir. Une facture électronique fonctionne ainsi : la page qu'une personne lit porte les mêmes montants qu'un fichier lu par un logiciel de comptabilité.
intention de sortie: Le profil de couleur écrit dans un document pour dire pour quelle presse ou pour quel écran ses couleurs ont été choisies. Un imprimeur le lit pour savoir à quoi doivent ressembler les chiffres du fichier, et les règles sur les documents gardés longtemps en réclament un.
police: Le dessin de chaque lettre, de chaque chiffre et de chaque signe qu'un document écrit, rangé dans un fichier à part. Un PDF emporte à l'intérieur de lui-même les polices dans lesquelles il est composé : c'est pour cela qu'il s'ouvre à l'identique sur une machine qui ne les a jamais eues. Sans elles, un lecteur en met une autre à la place, et la mise en page bouge.
arbre de structure: La liste, tenue dans un PDF balisé, qui dit ce qu'est chaque partie de la page et à quoi elle appartient : ce bloc est une section, cette ligne son titre, cette suite de cellules une ligne de ce tableau. C'est la forme du document, tenue à part de l'encre.

Tous les mots que le site explique

La norme d'archivage, et qui fournit quoi