La norme d'archivage, et qui fournit quoi

Les 10 déclarations

Deux questions décident de celle qu'il vous faut. Le document doit-il être lu à voix haute par un logiciel ? Doit-il transporter un autre fichier à l'intérieur ? Si ni l'un ni l'autre, la déclaration la plus simple est la bonne.

Ce que contient ici tout document d'archivage

Cela vaut quelle que soit la partie déclarée. Rien de cette liste n'est à redemander.

• Le document transporte les polices qu'il emploie, si bien que la page s'affiche de la même façon sur une machine où ces polices n'ont jamais été installées.
• Une déclaration de couleur est écrite, qu'on l'ait demandée ou non, pour que les gris et les rouges veuillent dire la même chose sur l'écran suivant que sur celui-ci.
• La description du document — son titre, le moment où il a été écrit, la partie qu'il revendique et l'année de cette édition — est inscrite dans le document, et la revendication est déclarée à l'endroit qu'exige la partie revendiquée.
• Un rapport peut être demandé avant que rien ne soit écrit : il revient avec toutes les remarques d'un coup, chacune nommant le texte publié auquel elle répond et la police, le calque, la page, le lien, le champ ou la cellule dont il s'agit.
• Un document qui a déclaré une partie et enfreint l'une de ses règles est refusé plutôt qu'écrit de travers, et le refus nomme la règle.
• Tout ce vers quoi le document mène est dans le document. Chaque partie de la norme autorise à la place une instruction qui ouvre un fichier posé à côté de lui ; l'équipe refuse cette instruction sous une déclaration d'archivage, si bien que le document reste lisible seul le jour où le dossier autour de lui a disparu.
• Le verdict appartient à deux vérificateurs qui n'ont pris aucune part à l'écriture du fichier, veraPDF et Ghostscript, et tous deux se lancent librement sur le document que vous téléchargez, depuis votre propre machine. Avant toute intégration à la bibliothèque ou au service, chaque document qui déclare une partie de la norme d'archivage passe par veraPDF, et un refus arrête la vérification sur place.

Ce que toutes les parties de la norme interdisent

Chacune des interdictions ci-dessous supprime une façon dont un document pourrait cesser d'être lisible plus tard ; la page de chaque édition dit lesquelles elle ajoute et les quelques-unes qu'elle assouplit.

• Tout chiffrement : un fichier archivé s'ouvre sans mot de passe.
• Les programmes à l'intérieur du document, et tout ce qui lance un programme.
• Le son, la vidéo et tout ce qui n'est pas de l'encre sur une page.
• Tout ce que le document ne contient pas lui-même : une police, une image ou une page qu'il faudrait aller chercher à une adresse.
• Une police nommée mais non contenue, qu'il s'agisse de l'une des quatorze que le logiciel de lecture est supposé posséder ou de l'une des vôtres.
• Une annotation qui ne porte pas le dessin de ce à quoi elle doit ressembler.

Les quatre éditions, et la page que chacune a ici

La famille a été publiée quatre fois, en 2005, 2011, 2012 et 2020, et les quatre sont toujours en vigueur : celui qui reçoit le document nomme l'édition qu'il exige. Chacune a ici sa page à elle, qui dit ce que cette édition demande, ce qu'elle exclut, et où elle en est chez nous aujourd'hui.

• PDF/A-1 — ISO 19005-1, 2005 La première édition, parue en 2005, est celle qui a posé la règle que les quatre éditions de PDF/A appliquent depuis : tout ce dont le document a besoin pour être lu est à l'intérieur du fichier. Les polices y sont, les couleurs y sont décrites, les images y sont incluses. Rien à aller chercher ailleurs, ni sur le réseau, ni sur la machine qui l'ouvre.
• PDF/A-2 — ISO 19005-2, 2011 La deuxième édition, parue en 2011, applique la même règle que la première et laisse un document employer ce que le format avait gagné dans les six ans qui les séparent.
• PDF/A-3 — ISO 19005-3, 2012 La troisième édition, parue en 2012, ne diffère de la deuxième que par une clause — et c'est cette clause qui fait que la facturation électronique de toute l'Europe repose sur elle.
• PDF/A-4 — ISO 19005-4, 2020 La quatrième édition, parue en 2020, est la première bâtie sur la version actuelle du format PDF. Elle simplifie la déclaration au lieu d'y ajouter.

Les huit familles

• Quelle partie de la norme d'archivage déclarer La norme d'archivage est une famille, pas une règle unique. Quatre de ses parties peuvent être déclarées ici, dix déclarations en tout, et choisir tient à deux questions.
• Chaque police du document est incorporée au fichier Un document qui contient ses propres polices s'ouvre de la même façon sur une machine où cette police n'a jamais été installée. C'est la première chose que la norme demande, et celle qui change le plus le fichier.
• Des couleurs identiques sur tous les appareils Des nombres sur une page ne deviennent une couleur précise qu'une fois nommé l'appareil pour lequel ils ont été choisis. Un document d'archivage transporte le profil de cet appareil à l'intérieur de lui.
• Une page qui sort pareille pour tout le monde La promesse d'un document d'archivage, c'est que la page lue aujourd'hui soit la même page dans des dizaines d'années. Elle ne tient que là où le fichier fixe tout ce que la page montre, sans rien laisser au logiciel de lecture.
• Le document dit ce que veulent dire ses marques Le contenu d'une page enregistre l'endroit où chaque lettre est tracée, pas ce qu'elle veut dire. Le niveau A de la norme d'archivage et la norme d'accessibilité (ISO 14289) demandent au document de le dire : quel groupe de mots est un titre, lequel est un paragraphe, et dans quel ordre les lire.
• Un document qui transporte d'autres fichiers à l'intérieur ISO 19005-3 (PDF/A-3) existe parce qu'un document doit parfois transporter un autre fichier à l'intérieur de lui, et que ce fichier doit en ressortir intact des années plus tard.
• Ce que le fichier dit de lui-même Un document qu'on ouvre encore dans des dizaines d'années se retrouve par ce qu'il dit de lui-même, non par le dossier où il se trouvait rangé.
• Vérifier la déclaration, avant et après Déclarer une norme tient en une ligne dans le fichier. Cette ligne ne suffit pas à elle seule : pour que la déclaration vaille quelque chose, il faut qu'un vérificateur indépendant — que vous lancez vous-même, et que l'équipe n'a pas écrit — l'accepte.