Un document qui s'ouvre encore dans des dizaines d'années, et que tout le monde peut lire

On demande aujourd'hui deux choses à un document sérieux. Qu'il puisse encore être ouvert et lu dans très longtemps, par un auditeur, un organisme public ou un tribunal. Et que quelqu'un qui ne voit pas la page puisse quand même apprendre ce qu'elle contient. Les deux ont des exigences écrites. Le moteur écrit les quatre parties de la famille d'archivage, de PDF/A-1 à PDF/A-4, et les deux parties des exigences d'accessibilité appelées PDF/UA, et veraPDF — un contrôleur gratuit qui n'a jamais entendu parler de nous — les accepte.

Pourquoi un PDF ordinaire risque de ne pas se rouvrir dans des dizaines d'années

Un PDF n'est pas obligé de contenir tout ce dont il a besoin. Ce n'est pas le défaut de tel ou tel programme : le format le permet, et c'est précisément pourquoi il a fallu écrire un jeu d'exigences à part pour l'interdire.

• Une police qui n'a jamais été mise dans le fichier, et qui n'est plus sur aucune machine : le texte est retracé dans autre chose, et toute la mise en page se décale.
• Une couleur décrite comme « ce que cet écran-là appelle du rouge », au lieu d'être donnée comme une mesure : le document ressort d'une autre couleur.
• Une image ou une police cherchée à une adresse qui ne répond plus.
• Un mot de passe que plus personne n'a, sur un fichier que plus personne n'ouvre.
• De petits programmes à l'intérieur du document que les logiciels de lecture d'aujourd'hui refusent d'exécuter.

Ce qu'est un PDF d'archivage

Il existe une famille d'exigences écrites exactement pour cela. Elle s'appelle PDF/A, et elle vient en quatre parties, publiées entre 2005 et 2020, chacune bâtie sur une version plus récente du format PDF. Toutes disent la même chose : tout ce dont le document a besoin est à l'intérieur du document, et rien de ce dont il dépend ne peut se tenir au-dehors.

Une lettre après le numéro dit ce qu'on exige du fichier. Le niveau b promet que la page aura toujours la même allure. Le niveau u demande en plus que le texte puisse être cherché et copié. Le niveau a demande encore davantage : le fichier doit aussi dire de quoi son texte est fait, pour qu'on puisse le lire à voix haute. La première partie offre b et a ; la deuxième et la troisième offrent les trois ; la quatrième a supprimé les lettres et n'en a aucun. Demandez le niveau a à un fournisseur quand le document doit pouvoir être lu à voix haute, et le niveau b quand il doit seulement survivre.

Les archives nationales les demandent par leur nom. Les Archives nationales des États-Unis citent toute cette famille parmi les formats qu'elles préfèrent, y compris la partie que ce moteur écrit. Leur tableau des formats a été mis à jour pour la dernière fois en août 2025.

Le moteur écrit les quatre parties. La première aux niveaux b et a ; la deuxième et la troisième aux niveaux b, u et a ; la quatrième, qui repose sur la version actuelle du format, seule et sous la forme qui accepte des fichiers de tous types. Quelle que soit celle qu'un fournisseur vous réclame par son nom, le moteur l'écrit.

Ce que chacune de ces déclarations demande, et qui fournit quoi

Ce qu'est un PDF accessible, et à qui il sert

Quelqu'un qui ne voit pas la page l'écoute à la place. Le logiciel de lecture doit savoir ce qui est un titre, ce qui est un paragraphe, ce qui est un tableau, quelle cellule appartient à quelle colonne, et surtout dans quel ordre dire tout cela. Un PDF qui note seulement où l'encre est allée ne dit rien de tout cela, si bien que le logiciel de lecture parcourt la page dans l'ordre où les marques ont été tracées — rarement l'ordre dans lequel une personne les lirait.

Les exigences pour cela s'appellent PDF/UA, et le moteur en écrit les deux parties. L'édition de la première en vigueur aujourd'hui a été publiée en décembre 2014, et la seconde a suivi en mars 2024. Elles demandent que chaque contenu réel soit balisé et que chaque ornement soit marqué comme ornement ; que l'ordre de lecture ait un sens ; que le document déclare son propre titre et sa propre langue ; qu'une image contienne une description en mots ; et que rien ne soit dit par la couleur seule.

Un tableau qui court sur deux pages

Un tableau trop long pour une page se coupe, et recommence en haut de la suivante. Sa ligne de titres de colonnes y est tracée de nouveau, pour que celui qui lit la deuxième page sache encore ce qu'il y a dans chaque colonne.

Ces exigences ne disent rien de ce cas. Nulle part elles ne tranchent ce qu'est une ligne de titres tracée une seconde fois, et aucun mot à elles ne lui est réservé. Le choix est donc le nôtre, fait dans l'esprit de ce qu'elles disent : c'est le même titre posé deux fois, pas un second titre. Une colonne intitulée Mars est une seule colonne, quelle que soit la page où on la lit. Les mots restent là où ils sont tracés : ils sont donc encore lus à voix haute, sélectionnés et cherchés sur les deux pages, tandis que la structure écrite dans le document ne nomme cette colonne qu'une fois.

En Europe, c'est la loi :

• Une directive européenne du 26 octobre 2016 oblige les organismes publics à rendre utilisable ce qu'ils publient. Les documents de bureau en font partie : les seuls qu'elle laisse de côté sont ceux publiés avant le 23 septembre 2018, si bien que tout ce qui est mis en ligne depuis ce jour-là en relève — les PDF compris.
• La norme européenne vers laquelle ces exigences renvoient a un nom et un numéro, EN 301 549, et elle consacre un chapitre entier aux documents qui ne sont pas des pages web — c'est-à-dire au PDF qu'un visiteur télécharge.
• En France, cette obligation ne pèse que sur les organismes publics et sur les entreprises qui réalisent plus de 250 millions d'euros de chiffre d'affaires par an en France, et sur personne d'autre : une petite entreprise n'en doit rien. Pour celles qu'elle atteint, l'amende peut aller jusqu'à 50 000 euros, prononcée par le régulateur des médias, l'Arcom, en vertu d'une ordonnance du 6 septembre 2023, et elle peut être prononcée de nouveau six mois plus tard si rien n'a changé.
• Et une autre loi européenne va au-delà des organismes publics — la banque, les transports, la vente en ligne et les livres numériques — pour tout ce qui est mis sur le marché ou fourni après le 28 juin 2025.

Qui décide qu'un document est vraiment conforme

Pas la société qui l'a écrit. Il existe un programme gratuit appelé veraPDF dont tout le travail est d'ouvrir un fichier et de le contrôler, exigence par exigence, contre les textes publiés. Il est mené par l'Open Preservation Foundation et la PDF Association, deux organismes dont le métier est de garder les documents lisibles, et nous ne possédons rien ni de l'un ni de l'autre. Il ne sait rien de qui a écrit le fichier devant lui, et il répond réussi ou échoué.

Ce que ce vérificateur tranche, comment le lancer vous-même, et les deux usages qu'on en fait ici

Les points fins de cette norme, et ce qui est encore en cours de vérification

Ce que nos documents obtiennent

Les exemples d'archivage publiés sur ce site revendiquent la troisième partie au niveau B, et veraPDF les accepte comme tels. Avant toute intégration à la bibliothèque ou au service, les mêmes pages demandées par le réseau lui repassent à ce même niveau, et l'exemple derrière la page accessible est écrit de nouveau — une fois en revendiquant les exigences d'accessibilité bâties sur la norme la plus récente, une fois en revendiquant un niveau d'archivage — et lui est remis aussi ; un refus arrête le contrôle sur place.

• la page aura toujours exactement la même allure tant que quelqu'un gardera le fichier ;
• le texte à l'intérieur est écrit dans l'ordre, pour qu'un programme distingue un titre d'un paragraphe ;
• une personne qui ne voit pas la page peut se la faire lire correctement.

Presque rien de tout cela ne se fait à la main. Vous dites que le document est un document d'archive, et le moteur s'occupe de ce que cela implique : les polices entrent — seulement les lettres réellement employées — les couleurs sont décrites, le paquet de métadonnées est écrit, chaque paragraphe est balisé au moment où il est composé, et un tableau bâtit sa propre structure, titres compris. Ce qui reste chez vous, c'est le plan : quelle partie du document est une section, et dans quel ordre elle doit être lue.

Voir un document qui contient sa propre structure Voir un formulaire d'archivage

Par où commencer

Si vous répondez à des appels d'offres publics, ou si vous conservez des documents destinés à être rouverts dans des dizaines d'années, c'est là la différence entre un fichier accepté et un fichier renvoyé. Cela ne vous coûte rien de plus : c'est le même moteur, et toutes les offres payantes le comprennent. Deux de ces déclarations attendent une clé de licence, l'accessibilité et le niveau A d'archivage, parce que l'une comme l'autre reposent sur le fait que chaque marque de la page dise ce qu'elle représente, et qu'une copie sans clé écrit ses pages en formes tracées.

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