Un document qui s'ouvre encore dans vingt ans, et que tout le monde peut lire

On demande aujourd'hui deux choses à un document sérieux. Qu'il puisse encore être ouvert et lu dans très longtemps, par un commissaire aux comptes, une administration ou un tribunal. Et qu'une personne qui ne voit pas la page puisse quand même savoir ce qu'il y a dessus. Les deux ont des règles écrites, les deux sont vérifiés par un programme qui n'a jamais entendu parler de nous, et nos documents passent.

Pourquoi un PDF ordinaire risque de ne plus s'ouvrir dans quinze ans

Un PDF n'est pas obligé de porter tout ce dont il a besoin. Il a le droit de s'appuyer sur la machine qui l'ouvre : sur une police installée là, sur une image cherchée ailleurs, sur un petit programme glissé dedans, sur un mot de passe détenu par quelqu'un qui est parti depuis. Le jour où l'un de ces appuis manque, la page revient de travers, ou ne revient pas du tout.

Ce n'est pas la faute de tel ou tel logiciel. Le format l'autorise, et c'est bien pour cela qu'il a fallu écrire un ensemble de règles à part pour l'interdire.

Dans les faits, voici ce qui déraille :

• Une police qui n'a jamais été mise dans le fichier, et qui n'est plus sur aucune machine : le texte est redessiné avec autre chose, et toute la mise en page bouge.
• Une couleur décrite comme « ce que cet écran-là appelle du rouge », au lieu d'être donnée comme une mesure : le document ressort d'une autre couleur.
• Une image ou une police cherchée à une adresse qui ne répond plus.
• Un mot de passe que plus personne n'a, sur un fichier que plus personne n'ouvre.
• De petits programmes à l'intérieur du document, que les logiciels de lecture d'aujourd'hui refusent d'exécuter.

Ce qu'est un PDF d'archivage

Il existe une famille de règles écrites exactement pour cela. Elle s'appelle PDF/A, et c'est une seule norme en quatre parties, publiées en 2005, 2011, 2012 et 2020, chacune bâtie sur une version plus récente du format PDF. Toutes disent la même chose : tout ce dont le document a besoin est à l'intérieur du document. Les polices de caractères voyagent avec lui. Les couleurs sont énoncées comme des mesures plutôt que laissées à la machine. Un bloc d'informations dit ce qu'est le fichier et quelles règles il prétend suivre. Les mots de passe, les liens vers l'extérieur et les petits programmes sont tout simplement interdits.

Chaque partie comporte des niveaux. Le niveau simple promet que la page aura toujours la même allure. Le niveau supérieur en demande davantage : le document doit aussi porter la structure de son propre texte — c'est précisément ce dont une aide à la lecture a besoin, et c'est là que les deux sujets de cette page se rejoignent.

Les archives nationales les demandent par leur nom. Les Archives nationales des États-Unis placent PDF/A-1 et PDF/A-2 parmi les formats qu'elles préfèrent pour un texte né numérique, et PDF/A-4f et PDF/A-3 pour les ensembles de PDF qui transportent des pièces jointes. Leur tableau des formats a été mis à jour pour la dernière fois en août 2025.

Ce que ce moteur écrit, c'est la troisième partie, PDF/A-3, à ses deux niveaux. Ni la première, ni la deuxième, ni la quatrième. Si quelqu'un vous demande l'une de ces trois-là par son nom, ce n'est pas encore l'outil qu'il vous faut, et nous préférons que vous l'appreniez ici plutôt que plus tard.

Ce qu'est un PDF accessible, et à qui il sert

Une personne qui ne voit pas la page l'écoute. Le programme qui la lit à voix haute doit savoir ce qui est un titre, ce qui est un paragraphe, ce qui est un tableau, quelle cellule appartient à quelle colonne, et surtout dans quel ordre tout énoncer. Un PDF qui ne note que l'endroit où l'encre est tombée ne dit rien de cela : l'aide à la lecture parcourt alors la page dans l'ordre où les traits ont été dessinés, qui est rarement celui dans lequel une personne les lirait.

Ces règles-là s'appellent PDF/UA. L'édition de sa première partie qui fait foi aujourd'hui a été publiée en décembre 2014, et une deuxième partie a suivi en mars 2024. Elles demandent que chaque contenu réel soit balisé et que chaque décoration soit signalée comme telle ; que l'ordre de lecture ait du sens ; que le document indique son propre titre et sa propre langue ; qu'une image porte une description en mots ; et que rien ne soit dit par la couleur seule.

Ce n'est pas seulement une attention. En Europe, c'est la loi :

• Une directive européenne du 26 octobre 2016 oblige les organismes publics à rendre utilisable ce qu'ils publient. Les documents bureautiques en font partie : les seuls qu'elle laisse de côté sont ceux publiés avant le 23 septembre 2018, donc tout ce qui est mis en ligne depuis ce jour-là compte — les PDF compris.
• La norme européenne que visent ces règles, EN 301 549, consacre tout un chapitre — sa clause 10 — aux documents qui ne sont pas des pages web, c'est-à-dire au PDF qu'un visiteur télécharge.
• En France, un décret du 24 juillet 2019 a fixé l'amende à 20 000 euros, ou 2 000 euros pour une commune de moins de cinq mille habitants, et elle peut être prononcée à nouveau chaque année tant que le manquement dure. Depuis une ordonnance du 6 septembre 2023, c'est l'Arcom qui sanctionne, jusqu'à 50 000 euros, et elle peut sanctionner de nouveau six mois plus tard si rien n'a changé.
• Et une autre loi européenne va au-delà des organismes publics — la banque, les transports, la vente en ligne et les livres numériques — pour tout ce qui est mis sur le marché ou fourni après le 28 juin 2025.

Qui décide qu'un document est vraiment conforme

Pas l'entreprise qui l'a écrit. Il existe un programme gratuit appelé veraPDF dont tout le métier est d'ouvrir un fichier et de le contrôler, règle par règle, face aux textes publiés. Il est piloté par l'Open Preservation Foundation et la PDF Association, deux organismes dont le métier est de garder les documents lisibles, et il a été construit avec de l'argent de la Commission européenne, dans le cadre d'un programme qui s'est arrêté en 2017. N'importe qui peut lire son fonctionnement. Il ne sait rien de celui qui a écrit le fichier qu'il a sous les yeux, et il répond réussi ou échoué.

Il contrôle les quatre parties des règles d'archivage et les deux parties des règles d'accessibilité, c'est-à-dire bien plus que ce que ce moteur revendique. C'est justement pour cela qu'il vaut la peine d'être cité : le vérificateur n'a pas été construit autour de ce que nous savons faire.

Ce que nos documents obtiennent

Les exemples d'archivage publiés sur ce site passent par veraPDF, et il les accepte :

• en PDF/A-3 au niveau simple, donc la page aura la même allure aussi longtemps qu'on la gardera ;
• en PDF/A-3 au niveau supérieur, donc la structure du texte y est aussi ;
• en PDF/UA-1, donc une aide à la lecture les parcourt correctement.

Et voici ce qu'ils ne sont pas. Le moteur écrit la troisième partie des règles d'archivage et la première partie des règles d'accessibilité. Il n'écrit ni PDF/A-1, ni PDF/A-2, ni PDF/A-4, et il n'écrit pas PDF/UA-2. Le vérificateur saurait examiner tout cela ; nous n'en revendiquons rien.

Presque rien n'est à faire à la main. Vous dites que le document est destiné à l'archivage, et le moteur s'occupe de ce que cela suppose : les polices de caractères entrent dans le fichier — seulement les lettres réellement utilisées — les couleurs sont décrites, le bloc d'informations est écrit, chaque paragraphe est balisé au fur et à mesure qu'il est posé, et un tableau construit tout seul sa structure, en-têtes compris. Ce qui reste à votre charge, c'est le plan : quelle partie du document est une section, et dans quel ordre elle doit être lue.

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Par où commencer

Si vous répondez à des appels d'offres publics, ou si vous conservez des documents pendant dix ans, c'est la différence entre un fichier accepté et un fichier qui revient. Cela ne vous coûte rien de plus : c'est le même moteur, et c'est actif dans toutes les offres.

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