Ce que le fichier dit de lui-même
Un document gardé trente ans se retrouve par ce qu'il dit de lui-même, pas par le dossier où il se trouvait ce jour-là.
En mots de tous les jours
Écrit pour tout le monde, sans rien tenir pour acquis. Dit à quoi sert la règle et ce qu'elle change sur le document que vous obtenez.
Sur le dos d'un classeur, on écrit ce qu'il y a dedans. Un document numérique fait pareil, dans un bloc de texte que personne ne voit jamais sur la page : le titre, qui l'a préparé, de quoi il parle, de quand il date, et quelles règles il suit. Les archives, les moteurs de recherche et les logiciels de classement lisent tous ce bloc.
Quelles règles il suit est écrit pour vous : cela vient directement de la déclaration. Le reste vous revient, parce que personne d'autre ne le sait. Un document sans titre est un document qu'une archive classe sous son nom de fichier, et c'est ainsi qu'un dossier finit par contenir quatre cents fichiers portant le même nom.
Pour un développeur
La même chose sans le détour : les objets, les contraintes, et où passe la limite entre ce qui est produit et ce qui est déclaré.
La description s'écrit sous forme d'un paquet de métadonnées, et ce paquet est écrit dès que le document déclare une norme. Écrit par le moteur : la partie, le niveau, l'année de l'édition, et les déclarations dont un vérificateur a besoin avant d'accepter des noms de propriétés que la norme n'a jamais connus — une facture électronique, une déclaration d'accessibilité et une déclaration d'impression ajoutent chacune les siennes, et un vocabulaire à vous aussi.
Écrit à partir de ce que vous déclarez, et omis quand vous ne déclarez rien : le titre, l'auteur, le sujet, le producteur, la date — écrite à la fois comme date de création et comme date de modification — et si le travail a subi un recouvrement. Aucune règle d'archivage n'en rend un seul obligatoire, donc aucun ne fait refuser le document ; la norme d'accessibilité, elle, demande un titre et signale son absence.
Les parties 1 à 3 portent aussi l'ancien bloc d'informations, repris des mêmes valeurs. La partie 4 n'en porte aucun, et une entrée posée là à la main fait refuser le document. Une entrée posée à la main en partie 3 remplace celle qui aurait été reprise et ne remonte pas dans le paquet : si vous remplissez les deux, gardez-les identiques.
Article par article
Le texte publié derrière chaque exigence, ce que le moteur mesure sur le document, et ce qu'il laisse à un vérificateur.
Cinq choses qu'un lecteur pourrait attendre ne sont pas écrites, et ne doivent donc pas être promises : un identifiant du document, un identifiant de cet exemplaire-ci, le moment où la description elle-même a été touchée pour la dernière fois, le nom de l'outil qui a composé la page, et des mots-clés. Là où une archive en exige une, un vocabulaire à vous est la voie, et ses noms de propriétés sont déclarés dans le paquet pour qu'un vérificateur les accepte.
Le paquet lui-même est écrit, pas inspecté. Un paquet remis tout fait par l'appelant est écrit tel quel, et rien ici ne le mesure contre la déclaration.
Ce que le moteur fait tout seul
Rien de ce qui suit n'est à demander. Cela sort d'un document qui déclare la norme, quoi que dise par ailleurs le programme appelant.
- Écrit le paquet de description pour tout document qui déclare une norme, avec la partie, le niveau et l'année de l'édition.
- Déclare, dans le paquet, chaque nom de propriété que la norme ne connaît pas déjà, pour qu'un vérificateur l'accepte.
- Reprend l'ancien bloc d'informations à partir des mêmes valeurs en partie 3, et n'en écrit aucun en partie 4.
Ce que vous fournissez
Rien de ce qui suit ne peut se deviner. Le moteur déclare ce qu'on lui a donné et se refuse à inventer le reste, ce qui explique qu'un document soit refusé plutôt qu'écrit avec une valeur que personne n'a choisie.
- Le titre, le seul champ sur lequel il vaut la peine d'insister.
- L'auteur, le sujet et le producteur.
- La date, dans la forme internationale, déclarée plutôt que lue sur l'horloge.
- Tout vocabulaire à vous qu'une archive exige, avec une description pour chacune de ses propriétés.
Les textes publiés qui la fondent
| Texte publié | Ce qu'il demande |
|---|---|
ISO 19005-4 6.1.3 |
Un document de cette partie dit ce qu'il est dans sa description, et là seulement. |
Les autres familles d'exigences
Quelle partie de la norme d'archivage déclarer Chaque lettre que le document dessine voyage à l'intérieur Des couleurs identiques sur tous les appareils Une page qui sort pareille pour tout le monde Le document dit ce que veulent dire ses marques Un document qui transporte d'autres fichiers à l'intérieur Vérifier la déclaration, avant et après
Glossaire
- norme
- Une règle débattue en commission, publiée sous un numéro que n'importe qui peut acheter et lire, et identique pour toutes les entreprises qui s'en réclament. Dire qu'on la suit peut donc être vérifié face au texte. Une façon de faire qui s'est simplement répandue parce qu'elle marchait est une habitude du métier : utile, très suivie, et qui ne répond devant aucun texte.
- veraPDF
- Un programme gratuit qui vérifie qu'un fichier respecte vraiment les règles qu'il annonce. C'est celui qu'utilisent les services d'archives, donc c'est celui qui sert ici : un document n'est pas conforme parce qu'on l'affirme, il l'est parce que veraPDF l'a accepté.
- Factur-X
- Une facture qui sert deux lecteurs à la fois. Pour la personne qui la reçoit, c'est une page ordinaire. Pour son logiciel de comptabilité, ce sont les mêmes montants rangés à l'intérieur du même fichier, sous une forme qu'il lit tout seul : plus rien à retaper. La loi française l'impose entre entreprises.
- la carte d'identité d'un fichier
- Le bloc écrit à l'intérieur d'un fichier qui dit ce qu'est ce fichier : son titre, qui l'a fait, quand, et quelles règles il suit. Les moteurs de recherche et les archives le lisent ; un lecteur ne le voit jamais. Son nom technique est XMP.
- recouvrement
- Faire mordre d'un cheveu l'une sur l'autre deux couleurs qui se touchent, pour qu'une feuille qui bouge très légèrement sur la presse ne laisse aucun trait blanc le long de la jointure. L'imprimeur décide de combien ; un fichier pour la presse dit par oui ou par non si cela a déjà été fait.