Un dépositaire ou un registre qui a fixé ses règles il y a des années peut encore exiger nommément la première partie de la norme d’archivage. Un document envoyé dans une partie plus récente revient refusé, si bien rédigé soit-il, et il faut le recréer.
Ce certificat est conforme à cette première partie, au niveau B, qui garantit une chose : la page aura le même aspect dans des décennies. Le fichier est en PDF 1.4, toutes les polices qu’il utilise y sont incorporées, et il s’en tient à ce que la première partie autorise : un contenu entièrement opaque et toujours affiché, sans pièce jointe. Avant qu’une modification n’entre dans la bibliothèque, veraPDF, le validateur libre sur lequel s’appuient les archives, contrôle ce document-ci et doit l’accepter.
Rien n’est omis et rien n’est simplifié : c’est le programme exactement tel qu’il tourne, pour le développeur qui utilise cette bibliothèque. La troisième est la description elle-même : une simple liste de ce que la page doit dire, et c’est elle qu’on envoie au service.
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Trois règles graduées — centimètres, pouces et points — sur une page qui dit à ce qui l’imprime de la sortir exactement à sa taille réelle, et de ne rien proposer d’autre. Posez un mètre ruban sur la feuille imprimée et vous pourrez vérifier vous-même.
Deux séances reliées en un seul fichier. Chaque page a son propre relevé — ce qu’elle est, de quelle main elle a été écrite, le jour où elle l’a été — la photographie de la deuxième page en a un aussi, et chaque transcription est rattachée à la page qu’elle transcrit plutôt qu’au fichier entier.
La référence d’un service d’archives, le département dont le document vient, la date jusqu’à laquelle il doit être gardé et sa classification, écrits dans un fichier qu’une archive accepte encore. Aucune règle d’archivage ne sait ce qu’est une date de conservation, donc chaque entrée est accompagnée d’une description d’elle-même, et c’est cette description qui amène un contrôleur à accepter un fait que vous seul avez inventé. Une deuxième page ajoute une fiche de prêt dont les entrées sont un oui ou non, un type de fichier, un nom de personne, une mesure et deux adresses web, et donne à cette page son propre relevé caché.
Chaque ligne du bon contient la commande pour laquelle elle a été prélevée, le code article et l’étagère d’où elle vient, et n’imprime rien de tout cela. L’endroit où le chauffeur signe contient la tournée et la camionnette, et un autre, à côté du repère de pliage, ne contient rien que son propre emplacement.
Deux pages qui contiennent une copie d’elles-mêmes que personne ne voit : voici un titre, voici un tableau, et voici dans quel ordre les lire. Le logiciel qui lit le document à voix haute suit cette copie plutôt que l’ordre où les traits ont été dessinés, et saute le titre courant. Sur la page, rien ne change à l’œil.
Une liste de pièces dont la première colonne est une image plutôt qu’un mot. Chaque image donne la phrase qu’on entend à sa place, si bien que rien de cette liste n’échappe à qui ne la voit pas. Sur la page, les images restent de simples images.