Archivage, accessibilité et métadonnées

Des documents qu'une archive ouvrira encore dans vingt ans, qu'un lecteur d'écran sait lire à voix haute, et qu'une comptabilité enregistre toute seule.

Certains documents doivent survivre au logiciel qui les a faits. Un PDF d'archivage porte en lui tout ce dont il a besoin — le dessin des lettres, le sens de ses couleurs, une description de lui-même — pour que rien de ce dont il dépend ne puisse disparaître ensuite. Les administrations et les archives à long terme exigent exactement cela, et des programmes le vérifient.

Le même soin est ce qui rend un document lisible par quelqu'un qui ne peut pas le voir. Le fichier peut porter sa propre structure — ceci est un titre, ceci est un tableau, ceci est le texte qui tient lieu d'image — pour qu'un lecteur d'écran annonce la page dans un ordre sensé au lieu de débiter un fatras.

Ce que ça vous fait gagner

Une archive accepte le document
Chaque échantillon d'archivage montré ici passe par un validateur indépendant, contre les règles publiées, avant d'être publié : ce qui est affirmé sur la page est donc vérifié.
Une comptabilité enregistre la facture sans personne
Une facture électronique porte, scellée dans la page même que lit une personne, la même facture sous la forme qu'enregistre une machine. La facturation entre entreprises, en France, va exactement vers cela.
Un lecteur qui ne peut pas le voir peut quand même le lire
Un document qui porte sa propre structure est annoncé dans l'ordre, ses images décrites, au lieu d'arriver comme un bloc de texte indifférencié.

Voir le résultat

Chacun de ceux-ci est un vrai PDF que cette bibliothèque a écrit, avec le code qui l'a écrit.

Une feuille qui mesure ce qu'elle annonce

Trois réglettes — centimètres, pouces et points — sur une page qui annonce qu'elle doit s'imprimer exactement à la taille où elle a été dessinée, et que le logiciel de lecture ne doit rien proposer d'autre. Cette seconde demande n'existe que depuis le PDF 2.0 : le fichier déclare donc 2.0, au lieu de changer de version à votre insu.

Un registre dont chaque partie dit d'où elle vient

Deux séances reliées dans un même fichier. Chaque page porte sa propre fiche — ce qu'elle est, de quelle main elle est, de quand elle date — le cliché de la seconde page en porte une aussi, et chaque transcription est rattachée à la page qu'elle transcrit et non au fichier entier. Rattacher un fichier joint à autre chose que le document entier n'existe que depuis le PDF 2.0 : le fichier déclare donc 2.0.

Une feuille d'archive qui porte des champs à elle

La référence d'un service d'archives, le service d'origine, la date jusqu'à laquelle le document doit être conservé et sa classification, dans un fichier PDF/A-3. Aucune norme ne sait ce qu'est une date de conservation : chaque champ arrive donc avec sa propre description — son type, à qui il s'adresse, ce qu'il veut dire — et c'est cela qui fait accepter par un logiciel de contrôle des informations que vous avez inventées. La page imprime la même liste, si bien que ce que lit une personne et ce que lit une machine ne peuvent pas diverger.

Un document balisé et accessible

Un document qui dit ce que représente chaque trait d'encre, et lesquels ne sont que de l'habillage. Son texte et son tableau se décrivent eux-mêmes, un paragraphe et une cellule à la fois. Validé PDF/A-3a et PDF/UA-1.

Une liste balisée dont une colonne est une image

Une liste de pièces dont la première colonne est une image et non un mot. Chaque image est signalée comme telle et porte les mots qu'un lecteur entend à sa place, si bien que rien de la liste n'échappe à qui ne la voit pas. Validé PDF/A-3a et PDF/UA-1.