Die Archivierungsnorm und wer was liefert

Ein Archiv-PDF trägt alles, was zum Lesen nötig ist, in sich, sodass sein Öffnen in Jahrzehnten nichts als die Datei erfordert. Diese Seite sagt, was die Norm verlangt und was wir automatisch für Sie schreiben; was Ihnen anzugeben bleibt, steht auf jeder der acht Detailseiten.

Zusammenfassung

Ein PDF ist nicht verpflichtet, alles zu enthalten, was es braucht. Es kann eine Schrift nennen, die es nicht enthält, eine Farbe als Zahlen angeben, ohne zu sagen, für welches Gerät diese Zahlen gewählt wurden, oder auf ein anderswo gespeichertes Bild verweisen. Heute funktioniert das alles. Aber in Jahrzehnten ist die Schrift vielleicht von den Maschinen verschwunden, der heutige Bildschirm nirgends mehr zu finden und die Adresse des Bildes antwortet vielleicht nicht mehr. Das Dokument lässt sich dann nicht mehr so anzeigen, wie es geschrieben wurde.

Eine Norm wurde geschrieben, um diese drei Risiken auf einmal zu beseitigen. Sie heißt PDF/A, und ihr Versprechen passt in einen Satz: Alles, was das Dokument zur Anzeige braucht, steckt im Dokument selbst. Öffentliche Archive, Gerichte und Buchhaltungen verlangen sie ausdrücklich.

Das meiste geschieht ungefragt. Sie geben an, dass das Dokument ein Archivdokument ist: Die Engine bettet die Schriften ein, beschreibt die Farben, schreibt die eigene Beschreibung des Dokuments und weigert sich, die Datei zu schreiben, sobald sie auf etwas stößt, das die Norm verbietet, statt es stillschweigend durchgehen zu lassen. Bei Ihnen bleibt eine kurze Liste, und jede Seite dieses Abschnitts sagt genau, wo die Grenze verläuft.

Die 10 Angaben

Zwei Fragen entscheiden, welchen Sie wollen. Muss das Dokument von einer Software vorgelesen werden? Muss es eine andere Datei in sich tragen? Wenn keines von beiden, ist der schlichteste Anspruch der richtige.

Angabe Veröffentlichter Text Version, die sie festlegt Was es hinzufügt In einer API-Anfrage zu sendender Wert
PDF/A-1B ISO 19005-1 PDF 1.4 Die Seite sieht so lange gleich aus, wie die Datei existiert, und Teil 1 ist der strengste: keine Transparenz, keine Ebenen, kein Anhang. pdfa1b
PDF/A-1A ISO 19005-1 PDF 1.4 Dasselbe, und das Dokument trägt die Struktur seines eigenen Textes, sodass es vorgelesen und absatzweise statt wortweise durchsucht werden kann. pdfa1a
PDF/A-2B ISO 19005-2 PDF 1.7 Die Seite sieht so lange gleich aus, wie die Datei existiert, und das Dokument verlangt nichts darüber hinaus. Es trägt eine andere Datei nur, wenn diese selbst archivtauglich ist. pdfa2b
PDF/A-2U ISO 19005-2 PDF 1.7 Dasselbe, und jeder auf die Seite gezeichnete Buchstabe führt auf das Zeichen zurück, für das er steht, sodass sich die Wörter durchsuchen und herauskopieren lassen, auch wo das Dokument keine eigene Struktur trägt. pdfa2u
PDF/A-2A ISO 19005-2 PDF 1.7 Noch einmal dasselbe, und das Dokument trägt die Struktur seines eigenen Textes, sodass es vorgelesen und absatzweise statt wortweise durchsucht werden kann. pdfa2a
PDF/A-3B ISO 19005-3 PDF 1.7 Die Seite sieht so lange gleich aus, wie die Datei existiert, und das Dokument darf eine andere Datei jeder Art in sich tragen. Unter dieser Angabe wird eine elektronische Rechnung geschrieben. pdfa3b
PDF/A-3A ISO 19005-3 PDF 1.7 Dasselbe, und das Dokument trägt außerdem die Struktur seines eigenen Textes, sodass es vorgelesen und absatzweise statt wortweise durchsucht werden kann. pdfa3a
PDF/A-3U ISO 19005-3 PDF 1.7 Die Seite sieht so lange gleich aus, wie die Datei existiert, das Dokument darf eine andere Datei jeder Art tragen, und jeder gezeichnete Buchstabe führt auf das Zeichen zurück, für das er steht. pdfa3u
PDF/A-4 ISO 19005-4 PDF 2.0 Die Ausgabe, die auf der aktuellen Version des Formats aufbaut. Sie hat weder Stufe A noch Stufe U: Sie wird ohne Buchstaben verlangt. Sie sagt, was sie ist, allein im Beschreibungspaket, wo die früheren Teile es an zwei Stellen sagen, und sie nimmt einen Anhang nur an, wenn dieser selbst archivtauglich ist. pdfa4
PDF/A-4F ISO 19005-4 PDF 2.0 Dieselbe Ausgabe, für ein Dokument, das Dateien jeder Art trägt. Sie verlangt mindestens eine. pdfa4f

Was jedes Archivdokument hier trägt

Das gilt für jeden beanspruchten Teil. Nichts davon muss ein zweites Mal verlangt werden.

  • Das Dokument trägt die Schriften, die es verwendet, sodass die Seite auf einer Maschine, auf der diese Schriften nie installiert waren, gleich angezeigt wird.
  • Ein Output Intent wird geschrieben, ob einer verlangt wurde oder nicht, sodass die Grautöne und die Rottöne auf dem nächsten Bildschirm dasselbe bedeuten wie auf diesem.
  • Die Beschreibung des Dokuments — sein Titel, der Zeitpunkt, zu dem es geschrieben wurde, der beanspruchte Teil und das Jahr dieser Ausgabe — wird in das Dokument geschrieben, und die Angabe steht an der Stelle, die der beanspruchte Teil verlangt.
  • Ein Bericht lässt sich anfordern, bevor etwas geschrieben wird: Er kommt mit allen Befunden auf einmal zurück, jeder unter Nennung des veröffentlichten Textes, dem er entspricht, und der Schrift, Ebene, Seite, des Links, Feldes oder der Zelle, um die es geht.
  • Ein Dokument, das einen Teil beansprucht und gegen eine seiner Regeln verstößt, wird abgelehnt statt falsch geschrieben, und die Ablehnung nennt die Regel.
  • Alles, wohin das Dokument führt, steckt im Dokument. Jeder Teil der Norm erlaubt stattdessen eine Anweisung, die eine daneben liegende Datei öffnet; das Team lehnt diese Anweisung unter einer Archivierungsangabe ab, sodass das Dokument auch an dem Tag für sich lesbar bleibt, an dem der Ordner darum verschwunden ist.
  • Das Urteil gehört zwei Prüfprogrammen, die nicht am Schreiben der Datei beteiligt waren, veraPDF und Ghostscript, und beide lassen sich kostenlos auf dem heruntergeladenen Dokument ausführen, auf Ihrer eigenen Maschine. Bevor eine Änderung in die Bibliothek oder den Dienst gelangt, geht jedes Dokument, das einen Archivierungsteil beansprucht, zu veraPDF, und eine Ablehnung hält die Prüfung an Ort und Stelle an.

Was jeder Teil der Norm ausschließt

Jedes der folgenden Verbote beseitigt einen Weg, auf dem ein Dokument später unlesbar werden könnte; die eigene Seite jeder Ausgabe sagt, welche sie hinzufügt und welche wenigen sie lockert.

  • Verschlüsselung jeder Art: Eine archivierte Datei öffnet sich ohne Passwort.
  • Programme im Dokument und alles, was ein Programm startet.
  • Ton, Video und alles andere, was keine Farbe auf einer Seite ist.
  • Alles, was das Dokument nicht selbst enthält: eine Schrift, ein Bild oder eine Seite, die von einer Adresse geholt werden müsste.
  • Eine genannte, aber nicht enthaltene Schrift, ob eine der vierzehn, die bei jeder Anzeigesoftware vorausgesetzt werden, oder eine eigene.
  • Eine Annotation, die nicht die Zeichnung ihres Aussehens mitbringt.

Die vier Ausgaben und die Seite, die jede hier hat

Die Familie wurde viermal veröffentlicht, 2005, 2011, 2012 und 2020, und jede der vier gilt noch: Wer das Dokument erhält, nennt die Ausgabe, die er verlangt. Jede hat hier eine eigene Seite, die sagt, was diese Ausgabe verlangt, was sie ausschließt und wo sie bei uns heute steht.

  • PDF/A-1 — ISO 19005-1, 2005 Die erste Ausgabe, 2005 veröffentlicht, ist die, die die Regel festlegte, die die vier Ausgaben seitdem anwenden: Alles, was das Dokument zum Lesen braucht, steckt in der Datei. Die Schriften sind darin, die Farben sind darin beschrieben, die Bilder sind darin enthalten. Nichts muss anderswo geholt werden, weder über das Netz noch auf der Maschine, die es öffnet.
  • PDF/A-2 — ISO 19005-2, 2011 Die zweite Ausgabe, 2011 veröffentlicht, hält an derselben Regel fest wie die erste und lässt ein Dokument nutzen, was das Format in den sechs Jahren dazwischen hinzugewonnen hatte.
  • PDF/A-3 — ISO 19005-3, 2012 Die dritte Ausgabe, 2012 veröffentlicht, unterscheidet sich von der zweiten durch eine einzige Klausel — und diese Klausel ist der Grund, warum die elektronische Rechnungsstellung in ganz Europa auf ihr aufbaut.
  • PDF/A-4 — ISO 19005-4, 2020 Die vierte Ausgabe, 2020 veröffentlicht, ist die erste, die auf der aktuellen Version des PDF-Formats aufbaut. Sie vereinfacht die Angabe, statt etwas hinzuzufügen.

Technisch

Was der Anspruch dokumentweit festlegt, die beiden Zeitpunkte, zu denen dieselben Regeln laufen, und die Werte, die das Anfrageformat heute annimmt.

Die Angabe gilt auf Dokumentebene. Sie legt die PDF-Version fest, lässt die XMP-Metadaten schreiben, lässt einen Output Intent schreiben, auch wo Sie keinen angegeben haben, und macht eine Reihe von Regeln verbindlich, die ohne sie nur Befunde ergäben.

Es gibt zwei Zeitpunkte, und sie führen dieselben Regeln aus. Ein Bericht lässt sich zum zusammengestellten Dokument anfordern — nichts wird geschrieben, nichts geändert, und das Dokument muss nichts beansprucht haben —, und er kommt mit allen Befunden auf einmal zurück, jeder mit dem veröffentlichten Text, dem, was im Weg steht, und der Schrift, Ebene, Seite, dem Link, Feld oder der Zelle, um die es geht. Dann, beim Schreiben, wird ein Dokument, das einen Teil der Norm beansprucht hat, beim ersten Befund abgelehnt statt falsch geschrieben.

Über den Dienst heißt das zu sendende Feld archive, und es nimmt die zehn Werte an, die die Engine schreiben kann: pdfa1b, pdfa1a, pdfa2b, pdfa2u, pdfa2a, pdfa3b, pdfa3u, pdfa3a, pdfa4 und pdfa4f.

Hier wird kein Dokument als konform bezeichnet. Ein leerer Bericht ist kein Zertifikat: Was die Engine nicht zu suchen weiß, meldet sie nicht. Das Urteil gehört einer Prüfsoftware, die die Datei nicht geschrieben hat — einer, zu der jedes Archivdokument geht, bevor eine Änderung in die Bibliothek oder den Dienst gelangt, und die Sie auf Ihrer eigenen Kopie ausführen können, ohne das Team um etwas zu bitten.

Familie für Familie

Acht Seiten, jede einer Familie von Anforderungen gewidmet, auf denselben drei Leseebenen wie diese: die Zusammenfassung, Technisch, dann Klausel für Klausel. Jede endet mit den veröffentlichten Texten, denen sie entspricht.

Die Anforderungen gliedern sich in acht Familien. Nehmen Sie sie in dieser Reihenfolge, und jede baut auf der vorigen auf: die Angabe wählen, dann die Schriften, dann die Farben, dann die Seite selbst, dann wofür ihre Markierungen stehen, dann was sie trägt, dann was sie über sich sagt und zuletzt, wie das Ganze geprüft wird.

Die acht Familien

  • Welchen Teil der Archivierungsnorm man beansprucht Die Archivierungsnorm ist eine Familie, keine einzelne Regel. Vier ihrer Teile lassen sich hier beanspruchen, zusammen zehn Angaben, und die Wahl braucht zwei Fragen.
  • Jede verwendete Schrift ist in die Datei eingebettet Ein Dokument, das seine eigenen Schriften enthält, öffnet sich genauso auf einer Maschine, auf der diese Schrift nie installiert war. Das ist das Erste, was die Norm verlangt, und das, was die Datei am stärksten verändert.
  • Farben, die auf jedem Gerät dasselbe bedeuten Zahlen auf einer Seite werden erst dann zu einer genauen Farbe, wenn das Gerät genannt ist, für das sie gewählt wurden. Ein Archivdokument trägt das Profil dieses Geräts in sich.
  • Eine Seite, die für alle gleich herauskommt Das Versprechen eines Archivdokuments ist, dass die heute gelesene Seite in Jahrzehnten dieselbe Seite ist. Es gilt nur, wo die Datei alles festlegt, was die Seite zeigt, und nichts der Anzeigesoftware überlässt.
  • Das Dokument sagt, wofür seine Markierungen stehen Der Inhalt einer Seite hält fest, wo jeder Buchstabe gezeichnet ist, nicht was er bedeutet. Stufe A der Archivierungsnorm und die Barrierefreiheitsnorm (ISO 14289) verlangen, dass das Dokument es sagt: welche Wortgruppe ein Titel ist, welche ein Absatz und in welcher Reihenfolge sie zu lesen sind.
  • Ein Dokument, das andere Dateien in sich trägt ISO 19005-3 (PDF/A-3) gibt es, weil ein Dokument manchmal eine andere Datei in sich tragen muss und diese Datei Jahre später vollständig wieder herauskommen muss.
  • Was die Datei über sich sagt Ein Dokument, das noch in Jahrzehnten geöffnet wird, wird über das wiedergefunden, was es über sich selbst sagt, nicht über den Ordner, in dem es zufällig lag.
  • Die Angabe prüfen, vorher und nachher Eine Norm zu beanspruchen ist eine Zeile in der Datei. Diese Zeile genügt für sich nicht: Damit die Angabe etwas wert ist, muss eine unabhängige Prüfsoftware — eine, die Sie selbst ausführen, und eine, die das Team nicht geschrieben hat — sie akzeptieren.

Wohin als Nächstes

Warum es Archivierungsanforderungen gibt, und wer sie befolgen muss Welche Farbprofile als Output Intent angenommen werden Die elektronische Rechnung, ein Archivdokument, das seine eigenen Daten trägt Wie eine Anfrage ein Archivdokument verlangt

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