Ein Dokument signieren: was wir vorbereiten und was Ihre eigene Software einsetzt

Ein Siegel auf einem PDF sitzt in der Datei selbst, und die Anzeigesoftware prüft es eigenständig. Die Engine bereitet das Dokument vor und lässt genau den Platz frei, in den das Siegel kommt. Das Siegel selbst erstellt Ihre eigene Software aus Ihrem eigenen Zertifikat, und es verlässt nie Ihre Maschinen.

Sie haben einen Vertrag erhalten und möchten ihn unterschrieben zurücksenden

Das ist der Alltagsfall, und er teilt sich sauber in zwei. Das Ergänzen des Dokuments — ein Unterschriftsbereich, ein Datum, eine eigene Zeile, eine Seite am Ende — ist Arbeit an der Datei selbst, und die erledigen wir für Sie, woher das Dokument auch stammt: eines, das Sie geschrieben haben, eines, das Ihnen jemand geschickt hat, eines, das aus einer Software kam, die Sie nie geöffnet haben. Alles, was bereits darin ist, bleibt genau so, wie es war, bis aufs Byte.

Sie zu versiegeln ist die andere Hälfte, und diese Hälfte bleibt bei Ihnen. Das Siegel entsteht auf Ihren eigenen Maschinen, durch Ihre eigene Software, aus dem Signaturschlüssel, der allein Ihnen gehört. Sie erhalten die fertige Datei zurück und versiegeln sie dort.

Diese Aufteilung lohnt sich, und sie lohnt sich für Sie. Ein Signaturschlüssel ist das Einzige, was sich nicht ersetzen lässt, wenn er entwendet wird: Wer ihn hat, kann in Ihrem Namen signieren, und keine nachträgliche Nachricht macht ein bereits versendetes Dokument ungeschehen. Einen Signaturschlüssel, den wir nie halten, kann uns niemand entwenden. Er bleibt, wo Sie ihn hingelegt haben, auf Ihren Maschinen, unter Ihrem eigenen Schloss.

Und die Datei selbst reist in jedem Fall. Uns ein Dokument zum Ergänzen zu senden ist nichts anderes, als uns eines zum Schreiben zu senden: Der private Schlüssel, und nur der private Schlüssel, bleibt zurück.

Eine eingescannte Unterschrift beweist gar nichts

Jeder kann das Bild einer handschriftlichen Unterschrift aus einem Dokument herauslösen und auf ein anderes setzen. Nichts in der Datei sagt, wer es getan hat, und nichts sagt, ob danach ein Betrag geändert wurde. Wer sie öffnet, sieht ein Bild, und mehr ist es nicht.

Eine elektronische Signatur ist etwas ganz anderes. Sie wird aus jedem einzelnen Byte des Dokuments berechnet. Ändern Sie ein Komma, ein Datum oder eine Zahl, und das Siegel passt nicht mehr: Die Anzeigesoftware sagt es in einem Banner oben auf der Seite, bevor jemand ein Wort gelesen hat.

Die zwei Dinge, die ein signiertes Dokument beweist

• Wer es gesendet hat. Das Siegel nennt das Unternehmen oder die Person hinter dem Dokument, und eine Stelle hat diesen Namen geprüft, bevor sie das Zertifikat ausgestellt hat, auf dem das Siegel beruht.
• Dass niemand es angefasst hat. Seit der Versiegelung hat sich kein einziges Byte verschoben: nicht der Betrag, nicht das Datum, nicht das Kleingedruckte unten.

Das macht einen signierten Vertrag oder eine signierte Rechnung versendenswert. Der Empfänger muss sich nicht auf Ihr Wort verlassen und auch nicht der E-Mail vertrauen, mit der sie kam.

Das europäische Recht sagt dasselbe. Nach der europäischen Verordnung über die elektronische Signatur, seit 2014 in Kraft, darf eine Signatur vor Gericht nicht allein deshalb zurückgewiesen werden, weil sie elektronisch ist, und die stärkste Art ist so viel wert wie eine handschriftliche Unterschrift.

Was ein Zertifikat ist, und warum es Ihnen gehört und nicht uns

Ein Zertifikat ist Ihre Identität, in einer Form geschrieben, die eine Maschine prüfen kann. Sie erhalten es von einer Stelle, deren Beruf es ist, zu prüfen, wer Sie sind: dieselbe Idee wie ein Personalausweis, ausgestellt von einer vertrauenswürdigen Stelle statt zu Hause gedruckt. Es kommt mit einem privaten Schlüssel — dem Einzigen, was ein Siegel zu Ihrem macht, und dem Einzigen, was Sie nie jemandem aushändigen dürfen.

Ihr Zertifikat wird uns nie übergeben. Im Moment des Versiegelns übergibt die Engine das Dokument Ihrer eigenen Software und schreibt zurück, was herauskommt.

Der knifflige Schritt und was die Engine Ihnen abnimmt

Ein PDF zu versiegeln ist auf eine Weise heikel, die nichts mit Ihrem Geschäft zu tun hat. Das Siegel muss in genau der Datei sitzen, die es abdeckt, also muss die Datei Byte für Byte angeben, welche Strecken ihrer selbst das Siegel erfasst und welche eine Strecke nicht: das Loch, in das das Siegel selbst kommt. Ein Byte daneben, und Anzeigesoftware überall lehnt das Dokument ab, mit einer Meldung, gegen die niemand etwas tun kann.

Diesen Schritt übernimmt die Engine. Sie reserviert den Platz, berechnet die genauen Bereiche, übergibt Ihrer Software die ganze Datei bis auf dieses Loch und schreibt die Antwort an Ort und Stelle zurück, ohne ein einziges Byte zu verschieben.

• Ein Unterschriftsbereich, wie jeder andere Kasten auf der Seite platziert, mit einem Rahmen darum — oder gar kein Bereich, wenn das Siegel keine Spur hinterlassen soll.
• Das Siegel in einer der beiden Formen, die die PDF-Norm erlaubt. Verlangen Sie die neuere, wenn das Dokument an eine öffentliche Stelle geht, denn um diese Form sind die europäischen Anforderungen geschrieben; die ältere ist das, was die meiste Software schon immer geschrieben hat, und überall sonst die sichere Wahl.
• Ein bereits vorhandenes PDF versiegeln, auch eines, das die Software eines anderen geschrieben hat: Die Originaldatei bleibt genau so, wie sie war, und das Siegel wird dahinter angefügt.
• Eine zweite Signatur nach der ersten, sodass zwei Personen dasselbe Dokument genehmigen können, ohne das erste Siegel zu stören.
• Ein Siegel, das zusätzlich angibt, was danach noch geändert werden darf: gar nichts, das Ausfüllen der Felder eines Formulars oder das Hinzufügen von Notizen.

Was es nicht tut, und warum das die richtige Antwort ist

Das Zertifikat kommt von der Stelle, die Sie gewählt haben, und das Siegel entsteht auf Ihren eigenen Maschinen durch Ihre eigene Software. Eine beglaubigte Zeit auf diesem Siegel — was ein Kunde verlangt, wenn eine Signatur noch Jahre später als gültig nachgewiesen werden muss — kommt vom selben Anbieter: Sie zu vergeben ist seine Sache. Und die Aufteilung ist Absicht: Ihr privater Schlüssel bleibt genau dort, wo Sie ihn hingelegt haben, weil wir Sie nie danach fragen.

Ob das fertige Dokument das europäische Format bis zur letzten Anforderung erfüllt, hängt von dem Siegel ab, das Ihre eigene Software erzeugt, und das können wir nicht versprechen.

Wo das hineinpasst

Das Ergänzen eines Dokuments wird überall angeboten, wo es die Engine gibt: in Ihrem eigenen Programm mit der Bibliothek, auf Ihren eigenen Maschinen mit dem Server und über den von uns betriebenen Dienst. Das Dokument geht hinüber, kommt mit dem Verlangten ergänzt zurück, und alles, was bereits darin war, bleibt unberührt.

Das Versiegeln ist der eine Schritt, den wir nie für Sie erledigen, von wo aus Sie uns auch betreiben, denn es ist der eine Schritt, der bedeuten würde, Ihren Signaturschlüssel zu halten. Sie versiegeln die zurückerhaltene Datei auf Ihren eigenen Maschinen, mit Ihrer eigenen Software.

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