Ein Dokument, das sich noch in Jahrzehnten öffnen lässt und das jeder lesen kann

Von einem ernsthaften Dokument werden heute zwei Dinge verlangt. Dass es sich noch in sehr langer Zeit öffnen und lesen lässt, von einem Prüfer, einer Behörde oder einem Gericht. Und dass jemandem, der die Seite nicht sehen kann, trotzdem gesagt werden kann, was darauf steht. Für beides gibt es schriftliche Anforderungen. Die Engine schreibt alle vier Teile der Archivierungsfamilie, von PDF/A-1 bis PDF/A-4, und beide Teile der Barrierefreiheitsanforderungen namens PDF/UA, und veraPDF — eine kostenlose Prüfsoftware, die nie von uns gehört hat — nimmt sie an.

Warum sich ein gewöhnliches PDF in Jahrzehnten vielleicht nicht wieder öffnen lässt

Ein PDF muss nicht alles enthalten, was es braucht. Das ist kein Fehler des einen oder anderen Programms: Das Format erlaubt es, und genau deshalb musste ein eigener Satz von Anforderungen geschrieben werden, der es verbietet.

• Eine Schrift, die nie in die Datei gelangt ist und auf keiner Maschine mehr vorhanden ist: Der Text wird in etwas anderem neu gezeichnet, und das ganze Layout verschiebt sich.
• Eine Farbe, beschrieben als das, was dieser bestimmte Bildschirm Rot nennt, statt als Messung: Das Dokument kommt in einer anderen Farbe heraus.
• Ein Bild oder eine Schrift, von einer Adresse geholt, die nicht mehr antwortet.
• Ein Passwort, das niemand mehr hat, für eine Datei, die niemand mehr öffnen kann.
• Kleine Programme im Dokument, die heutige Anzeigesoftware nicht ausführt.

Was ein Archiv-PDF ist

Für genau das gibt es eine Familie von Anforderungen. Sie heißt PDF/A und kommt in vier Teilen, zwischen 2005 und 2020 veröffentlicht, jeder auf einer späteren Version des PDF-Formats aufbauend. Alle sagen dasselbe: Alles, was das Dokument braucht, steckt im Dokument, und nichts, wovon es abhängt, darf außerhalb davon liegen.

Ein Buchstabe nach der Nummer sagt, wie viel von der Datei verlangt wird. Stufe B verspricht, dass die Seite immer gleich aussieht. Stufe U verlangt, dass der Text sich außerdem durchsuchen und kopieren lässt. Stufe A verlangt noch mehr: Die Datei muss auch angeben, woraus ihr Text besteht, damit er vorgelesen werden kann. Der erste Teil bietet B und A; der zweite und der dritte bieten alle drei. Der vierte verzichtet auf alle drei: Seine einzigen Buchstaben, E und F, kennzeichnen ein Dokument einer bestimmten Art, ein technisches Dokument oder eines mit Anhängen. Verlangen Sie von einem Lieferanten Stufe A, wenn das Dokument vorgelesen werden muss, und Stufe B, wenn es nur überdauern muss.

Nationale Archive verlangen diese ausdrücklich. Die National Archives der Vereinigten Staaten führen diese ganze Familie unter den Formaten, die sie bevorzugen, einschließlich des Teils, den diese Engine schreibt. Ihre Formattabelle wurde zuletzt im August 2025 aktualisiert.

Die Engine schreibt alle vier Teile. Den ersten in B und A; den zweiten und dritten in B, U und A; den vierten, der auf der aktuellen Version des Formats aufbaut, auf seiner schlichten Stufe und auf Stufe F, der für Anhänge. Welchen ein Lieferant auch beim Namen von Ihnen verlangt, die Engine schreibt ihn, außer Stufe E.

Was jeder dieser Ansprüche verlangt, und wer was liefert

Was ein barrierefreies PDF ist, und wer eines braucht

Wer die Seite nicht sehen kann, hört ihr stattdessen zu. Die vorlesende Software muss wissen, was eine Überschrift ist, was ein Absatz, was eine Tabelle, welche Zelle zu welcher Spalte gehört und vor allem in welcher Reihenfolge alles zu sagen ist. Ein PDF, das nur aufzeichnet, wohin die Farbe kam, sagt nichts davon, also arbeitet sich die Software in der Reihenfolge durch die Seite, in der die Markierungen gezeichnet wurden — und das ist selten die Reihenfolge, in der ein Mensch sie lesen würde.

Die Anforderungen dafür heißen PDF/UA, und die Engine schreibt beide Teile. Die heute geltende Ausgabe des ersten wurde im Dezember 2014 veröffentlicht, der zweite folgte im März 2024. Sie verlangen, dass jeder echte Inhalt ausgezeichnet und jede Dekoration als Dekoration markiert ist; dass die Lesereihenfolge Sinn ergibt; dass das Dokument seinen eigenen Titel und seine eigene Sprache angibt; dass ein Bild eine Beschreibung in Worten trägt; und dass nichts allein durch Farbe gesagt wird.

Eine Tabelle über zwei Seiten

Eine für eine Seite zu lange Tabelle bricht um und beginnt oben auf der nächsten neu. Ihre Zeile mit den Spaltenüberschriften wird dort erneut gezeichnet, sodass jemand, der die zweite Seite liest, noch weiß, was in jeder Spalte steht.

Diese Anforderungen sagen zu diesem Fall nichts. Nirgends legen sie fest, was eine zum zweiten Mal gezeichnete Kopfzeile ist, und kein Wort von ihnen ist dafür vorgesehen. Die Wahl liegt also bei uns, getroffen im Sinne dessen, was sie sagen: Es ist dieselbe Überschrift, zweimal gesetzt, keine zweite Überschrift. Eine mit März überschriebene Spalte ist eine Spalte, auf welcher Seite sie auch gelesen wird. Die Wörter bleiben, wo sie gezeichnet sind, sie werden also auf beiden Seiten weiterhin vorgelesen, markiert und durchsucht, während die im Dokument geschriebene Struktur diese Spalte einmal nennt.

In Europa ist es Gesetz:

• Eine europäische Richtlinie vom 26. Oktober 2016 verpflichtet öffentliche Stellen, das, was sie veröffentlichen, nutzbar zu machen. Bürodokumente gehören dazu: Ausgenommen sind nur die vor dem 23. September 2018 veröffentlichten, alles seit diesem Tag online Gestellte fällt also darunter — PDFs eingeschlossen.
• Die europäische Norm, auf die diese Anforderungen verweisen, hat einen Namen und eine Nummer, EN 301 549, und sie widmet Dokumenten, die keine Webseiten sind, ein ganzes Kapitel — also dem PDF, das ein Besucher herunterlädt.
• In Frankreich schulden das öffentliche Stellen und Unternehmen mit mehr als 250 Millionen Euro Jahresumsatz in Frankreich, sonst niemand: Ein kleines Unternehmen schuldet nichts davon. Für diejenigen, die es betrifft, kann die Geldbuße bis zu 50 000 Euro betragen, verhängt von der Medienaufsicht Arcom nach einer Verordnung vom 6. September 2023, und sie kann sechs Monate später erneut verhängt werden, wenn sich nichts geändert hat.
• Und ein weiteres europäisches Gesetz reicht über öffentliche Stellen hinaus — in Bankwesen, Verkehr, Onlinehandel und digitale Bücher — für alles, was nach dem 28. Juni 2025 in Verkehr gebracht oder geliefert wird.

Wer entscheidet, ob ein Dokument wirklich konform ist

Nicht das Unternehmen, das sie geschrieben hat. Es gibt ein kostenloses Programm namens veraPDF, dessen ganze Aufgabe ist, eine Datei zu öffnen und sie Anforderung für Anforderung gegen die veröffentlichten Texte zu prüfen. Es wird von der Open Preservation Foundation und der PDF Association betrieben, zwei Organisationen, deren Geschäft es ist, Dokumente lesbar zu halten, und an keiner der beiden halten wir einen Anteil. Es weiß nichts darüber, wer die Datei vor ihm geschrieben hat, und antwortet mit bestanden oder nicht bestanden.

Worüber diese Prüfsoftware entscheidet, wie man sie selbst ausführt, und die beiden Verwendungen, die hier davon gemacht werden

Die Feinheiten dieser Norm und was noch geprüft wird

Was unsere Dokumente bestehen

Die auf dieser Website veröffentlichten Archivbeispiele beanspruchen den dritten Teil auf Stufe B, und veraPDF akzeptiert sie als solche. Bevor eine Änderung in die Bibliothek oder den Dienst gelangt, gehen dieselben über das Netz angeforderten Seiten auf derselben Stufe erneut dorthin, und das Beispiel hinter dem barrierefreien Dokument wird erneut geschrieben — einmal mit den Barrierefreiheitsanforderungen der neueren Norm, einmal mit einer Archivierungsstufe — und ebenfalls übergeben; eine Ablehnung hält die Prüfung an Ort und Stelle an.

• die Seite wird genau gleich aussehen, solange irgendjemand die Datei aufbewahrt;
• der Text darin ist in einer Reihenfolge geschrieben, sodass ein Programm eine Überschrift von einem Absatz unterscheidet;
• wer die Seite nicht sehen kann, kann sie sich richtig vorlesen lassen.

Fast nichts davon geschieht von Hand. Sie sagen, dass das Dokument ein Archivdokument ist, und die Engine kümmert sich um das, was dazugehört: Die Schriften kommen hinein — nur die tatsächlich verwendeten Buchstaben —, die Farben werden beschrieben, das Metadatenpaket wird geschrieben, jeder Absatz wird beim Setzen ausgezeichnet, und eine Tabelle baut ihre eigene Struktur, samt Überschriften. Bei Ihnen bleibt die Gliederung: welcher Teil des Dokuments ein Abschnitt ist und in welcher Reihenfolge er gelesen werden soll.

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Wo Sie anfangen

Wenn Sie auf Ausschreibungen öffentlicher Stellen antworten oder Dokumente aufbewahren, die in Jahrzehnten wieder geöffnet werden sollen, ist das der Unterschied zwischen einer angenommenen Datei und einer, die zurückkommt. Es kostet Sie nichts extra: Es ist dieselbe Engine, und jedes kostenpflichtige Angebot enthält es. Nur zwei dieser Angaben warten auf einen Lizenzschlüssel — die Barrierefreiheitsregeln und die Archivierungsstufe A —, weil beide darauf beruhen, dass jede Markierung auf der Seite sagt, wofür sie steht, und eine Kopie ohne Schlüssel ihre Seiten als nachgezeichnete Formen schreibt.

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