Archivierung, Barrierefreiheit und Metadaten

Dokumente, die sich in Jahrzehnten noch öffnen lassen, die ein Screenreader vorliest und die eine Buchhaltung ohne Abtippen bucht.

Manche Dokumente müssen die Software überdauern, die sie erzeugt hat. Ein Archiv-PDF trägt alles, was es braucht, in sich — die Schriften, was seine Farben bedeuten, eine Beschreibung seiner selbst —, sodass nichts, wovon es abhängt, später verloren gehen kann. Behörden und Langzeitarchive verlangen genau das, und es gibt Programme, die es prüfen.

Dieselbe Sorgfalt macht ein Dokument für jemanden lesbar, der es nicht sehen kann. Die Datei kann ihre eigene Struktur tragen — dies ist eine Überschrift, dies eine Tabelle, dies der Wortlaut, der für ein Bild steht —, sodass ein Screenreader die Seite in einer sinnvollen Reihenfolge ansagt statt in der Reihenfolge, in der die Markierungen gezeichnet wurden.

Was es Ihnen erspart

Ein Archiv nimmt das Dokument an: Die hier gezeigten Archivmuster werden einer Prüfsoftware übergeben, die nicht an ihrem Schreiben beteiligt war, bevor eine Änderung in die Bibliothek gelangt, und eine Ablehnung hält die Prüfung an Ort und Stelle an. Diese Prüfsoftware ist kostenlos und läuft auf der Kopie, die Sie herunterladen: Die Angabe auf der Seite können Sie selbst klären.
Ein Buchhaltungssystem bucht die Rechnung ohne einen Menschen: Genau die Seite, die ein Mensch liest, trägt in sich dieselbe Rechnung in der Form, aus der eine Maschine bucht. Die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Frankreich stellt genau darauf um.
Auch wer nicht sehen kann, kann es lesen: Ein Dokument mit eigener Struktur wird der Reihe nach angesagt, mit beschriebenen Bildern, statt als ein unterschiedsloser Textblock anzukommen.

So wird es gemacht

Ein Blatt, das misst, was es angibt

Drei Lineale — Zentimeter, Zoll und Punkt — auf einer Seite, die dem, was sie druckt, sagt, sie genau in der gezeichneten Größe auszugeben und nichts anderes anzubieten. Legen Sie ein Maßband an den gedruckten Bogen, und Sie können es selbst prüfen.

Ein Register, dessen Seiten sagen, woher sie stammen

Zwei Sitzungen in einer Datei gebunden. Jede Seite trägt einen eigenen Vermerk — was sie ist, wessen Hand sie geschrieben hat, der Tag, an dem sie geschrieben wurde —, das Foto auf der zweiten Seite trägt ebenfalls einen, und jede Transkription ist an die Seite gebunden, die sie transkribiert, statt an die Datei insgesamt.

Eine Datei, die ihre eigenen Einträge erklärt

Das Aktenzeichen einer Registratur, die Abteilung, aus der es stammt, das Datum, bis zu dem das Dokument aufzubewahren ist, und seine Einstufung, in einer Datei, die ein Archiv noch annimmt. Keine Archivregel weiß, was ein Aufbewahrungsdatum ist; jeder Eintrag trägt daher eine Beschreibung seiner selbst, und diese Beschreibung lässt eine Prüfsoftware eine Angabe akzeptieren, die Sie allein erfunden haben. Eine zweite Seite fügt einen Ausleihvermerk hinzu, dessen Einträge ein Ja oder Nein, ein Dateityp, ein Personenname, eine Messung und zwei Webadressen sind, und gibt dieser Seite einen eigenen verborgenen Vermerk.

Ein Lieferschein, der seine eigene Bestellung kennt

Jede Zeile des Scheins trägt die Bestellung, für die sie kommissioniert wurde, die Artikelnummer und das Regal, aus dem sie stammt, und druckt nichts davon. Die Stelle, an der der Fahrer unterschreibt, trägt die Tour und den Transporter, und eine neben der Falzmarke trägt nichts außer ihrem eigenen Platz.

Ein Dokument, das sich vorlesen lässt

Zwei Seiten, die eine Kopie ihrer selbst tragen, die niemand sieht: Dies ist eine Überschrift, dies eine Tabelle, und dies ist die Reihenfolge, in der sie zu lesen sind. Eine Software, die das Dokument vorliest, folgt dem statt der Reihenfolge, in der die Markierungen gezeichnet wurden, und überspringt den Kolumnentitel. Auf der Seite sieht nichts anders aus.

Eine Liste, deren Bilder ebenfalls sprechen

Eine Teileliste, deren erste Spalte ein Bild statt eines Wortes ist. Jedes Bild trägt den Satz, den jemand an seiner Stelle hört, sodass in der Liste nichts für einen Leser verloren geht, der sie nicht sehen kann. Auf der Seite sind die Bilder einfach Bilder.

Eine getaggte Anzeige, die sagt, was jeder Teil ist

Eine Lieferanzeige, deren verborgene Struktur angibt, wo jedes Element steht, wofür eine Abkürzung steht und zu welchen Überschriften jede Tabellenzelle gehört, mit Kolumnentitel, Seitenzahl und Zeilennummern als Seitenbeiwerk markiert; dann jede Listennummerierung und jede Rolle, die ein Element erhalten kann.