Vorlage
Eine Vorlage ist ein einmal erzeugtes PDF, das als Hintergrund neuer Seiten wiederverwendet wird: Ihr Briefkopf, ein leeres Blatt, die Bedingungen, die Sie immer ans Ende anhängen.
Ausführlicher
Die Datei wird so aufgelegt, wie sie ist, genau so, wie ihr Hersteller sie hinterlassen hat, und der neue Text wird darübergeschrieben. Jede Linie, jede Farbe und jeder Millimeter kommt auf der neuen Seite so an, wie er gezeichnet wurde.
Das ist wichtig, weil ein Briefkopf meist die Arbeit eines anderen ist: die Datei eines Gestalters, ein in der Druckerei freigegebener Bogen. Ihn nachzuzeichnen hieße, ihn neu zu bauen und dabei leicht danebenzuliegen. Ihn aufzulegen hält ihn millimetergenau.
Was es an einem echten Dokument bewirkt
Die erste Seite trägt den Briefkopfbogen, die Seiten danach tragen den leeren, und die Bedingungen werden unverändert ans Ende angehängt. Der Text des Briefs wird über all das geschrieben.
Eine importierte Seite kann so oft aufgelegt werden, wie Sie möchten, und sie wird einmal in der Datei gespeichert, wie oft sie auch erscheint. Ein hundertseitiger Brief auf dem Briefkopf sind keine hundert Kopien davon.
Woher es kommt, und warum
Auf vorgedrucktes Papier zu drucken ist älter als der Computer. Eine Firma kaufte eine Schachtel Briefbogen und ließ sie durch die Maschine laufen. Es in der Datei zu tun ist dieselbe Idee, mit dem Papier inklusive.
Das Format war von Anfang an dafür gebaut: Ein Stück Zeichnung lässt sich einmal definieren und überall beliebig oft platzieren. Eine Seite aus einem anderen Dokument zu übernehmen ist derselbe Mechanismus, auf eine ganze Seite auf einmal angewendet.
An einem fertigen Dokument ansehen
Ein Vertrag auf drei mitgelieferten Vorlagen Eine auf eine Briefkopfvorlage gelegte Rechnung